Questions d’entretien pour les gestionnaires de bureau qui explorent les compétences, les aptitudes et l’expérience

requises pour une performance professionnelle réussie dans la majorité des postes de gestion de bureau.

Vous pouvez vous attendre à :

• des questions d’entrevue qui déterminent votre compréhension et votre expérience du rôle de chef de bureau
• des questions d’entrevue qui déterminent vos compétences car elles sont directement liées à l’opportunitéd’emploi
• des questions d’entretien comportemental qui évaluent les compétences nécessaires dans le rôle

Les meilleures questions d’entrevue pour les gestionnaires de bureau

Décrivez une journée type dans votre emploi précédent.

Cette question tente de déterminer votre expérience générale de ce type de poste.

Dans votre réponse à l’entretien, concentrez-vous sur les tâches et les responsabilités qui sont les plus critiques pour

l’opportunité d’emploi. Examinez attentivement la description de poste dans l’offre d’emploi pour mettre en évidence

les exigences essentielles de la tâche. Décrivez votre journée en fonction de ces exigences. Cela garantira que votre

réponse à l’entretien est ciblée et pertinente.

Les employeurs attendent généralement ce qui suit de la part des gestionnaires de bureau au quotidien :

• attribuer et superviser les tâches administratives
• surveiller, soutenir et gérer les performances du personnel
• collecter, organiser et gérer les données
• allouer et surveiller les ressources
• fournir un soutien exécutif

Quelle est votre compréhension du rôle de chef de bureau ?

Utilisez cet exemple de réponse d’entrevue comme guide pour développer votre propre réponse d’entrevue de chef de

bureau.

“Généralement, le chef de bureau est chargé d’assurer le fonctionnement efficace des opérations du bureau, ce qui

comprend la planification et l’organisation des demandes de travail, la gestion efficace des ressources, le soutien et

le suivi des performances du personnel, la coordination des exigences en matière de données, la mise en œuvre et la

supervision des meilleures pratiques et la fourniture d’un soutien exécutif pour assurer la réalisation des objectifs

organisationnels”

Quelles qualités apportez-vous à cette opportunité ?

Ceci est un exemple de la façon de répondre aux questions d’entrevue d’un directeur de bureau sur ce qui fait de vous

le candidat idéal pour le poste et pourquoi vous devriez être embauché.

“Mes principaux points forts en ce qui concerne ce poste comprennent une vaste expérience dans tous les domaines

des opérations de bureau, des compétences exceptionnelles en planification et en organisation, de solides

compétences en résolution de problèmes et en prise de décision, des compétences de communication exceptionnelles

et une passion pour un excellent service client.

Je m’approprie les tâches et les responsabilités et veille à ce que les délais soient respectés dans un environnement

de travail au rythme rapide. Mes antécédents démontrent ma capacité à gérer avec succès plusieurs missions avec

précision et efficacité tout en favorisant une forte éthique de travail d’équipe”

Lors de votre entretien, concentrez-vous sur les compétences clés en gestion que l’employeur recherche pour cet

emploi.

Passez en revue l’offre d’emploi pour identifier les compétences de base pour le poste.

Liste des points forts du lieu de travail

Cette principale question d’entrevue peut être formulée sous de nombreuses formes différentes, notamment :

Pourquoi seriez-vous un bon candidat pour ce poste de directeur de bureau ?

Que considérez-vous comme vos faiblesses en tant que chef de bureau ?

L’employeur explore votre perspicacité et votre conscience de soi avec cette question d’entretien. Parcourez cette liste

de faiblesses en milieu de travail et déterminez celles qui s’appliquent à vous.

Décrivez vos faiblesses et discutez des mesures que vous prenez pour les améliorer.

Décrivez votre style de gestion et comment vous créez le bon environnement d’équipe.

Les réponses aux questions d’entretien avec le chef de bureau sur la façon dont vous gérez les gens doivent se

concentrer sur votre capacité à adapter votre style de gestion à différents employés et situations.

“J’ai appris qu’il est plus efficace de choisir mon style de gestion en fonction de l’individu et de la situation

spécifique.”

“Avec des employés plus inexpérimentés, je fournis un niveau plus élevé d’orientation des tâches et un soutien et

une supervision plus étroits afin que l’employé se sente en sécurité dans ce qu’il doit accomplir. Avec des employés

plus expérimentés, je délègue la tâche, m’assure qu’ils disposent des bonnes ressources pour l’accomplir et leur dis

qu’ils demandent de l’aide s’ils en ont besoin.

Si une employée expérimentée se voit confier une nouvelle tâche, je la consulte sur la manière de la mener à bien et

je lui apporte tout le soutien nécessaire avant de lui confier la responsabilité.”

Parlez-moi d’une situation récente où vous avez dû gérer des conflits entre vos collaborateurs ?

Les conflits sont une réalité de la vie dans n’importe quel environnement de travail et peuvent être gérés et résolus de

plusieurs façons par le chef de bureau. Ceux-ci inclus:

• communication efficace
• demander et écouter les commentaires
• accompagnement et coaching
• allocation appropriée des ressources

Donnez-moi un exemple de problème difficile que vous avez dû résoudre récemment.

Concentrez-vous sur votre capacité à identifier un problème et à l’analyser pour trouver des solutions possibles. Cela

implique d’obtenir les informations nécessaires et de les utiliser efficacement pour résoudre le problème. Définissez

le résultat de votre solution et ses avantages pour l’organisation.

Dites-moi quand vous avez dû utiliser votre jugement pour prendre une décision difficile dans votre travail.

Le jugement est la capacité à examiner toutes les informations pertinentes et à envisager les meilleures alternatives.

Une fois que vous avez trouvé la bonne alternative, il est essentiel de vous y engager et d’agir.

Voici un bon exemple de réponse :

“J’avais délégué une tâche importante à un employé senior qui était convaincu qu’il la terminerait dans un délai

serré. J’ai remarqué qu’il consacrait du temps à d’autres travaux et j’étais préoccupé par le respect du délai.

Je l’ai consulté et lui ai demandé une mise à jour des progrès. Il m’a dit qu’il avait terminé la majorité du travail et

qu’il me montrerait son travail le lendemain. J’ai estimé que ce n’était pas une rétroaction exacte et je lui ai

demandé de me fournir ce qu’il avait fait à ce jour. Il a dit que je devais lui faire confiance pour le faire.

J’ai dû faire un jugement et j’ai insisté pour voir des preuves réelles de la tâche. Il est devenu sur la défensive et j’ai

décidé de reprendre immédiatement le projet en lui proposant de travailler ensemble.

Il a estimé que je ne lui avais pas donné la crédibilité que j’aurais dû avoir, mais c’était une mission clé et nous

devions respecter le délai. Les objectifs de l’organisation étaient plus importants dans ce cas que ses sentiments et

le projet a été réalisé tel que requis”

Parlez-moi d’un plan à court terme que vous avez élaboré pour votre service.

Cette question d’entretien avec le chef de bureau est utilisée pour explorer la capacité de planification et

d’organisation du candidat. Dans votre réponse, mettez en surbrillance :

• comment vous êtes capable d’établir un plan d’action pour vous-même et les autres pour atteindre un objectif
  spécifique
• comment vous répartissez les tâches et les responsabilités et allouez les ressources de manière appropriée

Comment maintenez-vous la confidentialité des informations ?

Les responsables de bureau devront gérer les informations confidentielles et promouvoir les normes éthiques dans

leurs départements. Passez en revue les étapes que vous suivez pour vous assurer que les informations

confidentielles sont protégées. Discutez de la façon dont vous surveillez le respect des normes éthiques.

Vous pouvez également vous attendre à ces questions d’entretien de chef de bureau :

Qu’est-ce qui vous intéresse dans ce poste ?

Comment définissez-vous le succès dans votre travail ?

Quels sont vos futurs objectifs ?

Bonne gestion du temps questions et réponses d’entrevue

Questions d’entretien sur les compétences en communication

Quelles sont les tâches les plus importantes d’un directeur de bureau?

Utilisez ces descriptions de poste et la liste des tâches et compétences du gestionnaire de bureau pour bien comprendre le rôle du gestionnaire de bureau avant votre entretien.

Quelles questions dois-je poser à l’intervieweur ?

Il est essentiel de préparer une liste de bonnes et perspicaces questions d’entrevue à poser à l’employeur.